L’écoute active est un concept élaboré par Carl Rogers, psychologue américain, dans le cadre de sa théorie sur l’approche centrée sur la personne. Selon lui l’écoute active était un élément essentiel pour établir une communication significative et facilitatrice du changement.

Il souligne plusieurs aspects clés de l’écoute active tels que :

1. Empathie : L’empathie est la capacité de comprendre et de ressentir les sentiments de l’autre personne du point de vue de cette dernière. Cela va au-delà de simplement comprendre intellectuellement les mots prononcés et implique de ressentir émotionnellement ce que l’autre personne exprime.
2. Acceptation inconditionnelle : Rogers a introduit le concept d’acceptation inconditionnelle, ce qui signifie que l’écoutant accepte l’autre personne sans jugement ni critique, quelles que soient ses pensées ou ses actions. Cela crée un espace où la personne peut s’exprimer librement.
3. Authenticité : L’authenticité implique d’être soi-même dans la relation d’aide. Cela signifie être ouvert, transparent et honnête, créant ainsi un environnement où la confiance peut se développer.
4. Reflet : Rogers a également mis l’accent sur la technique du reflet, où l’écoutant reformule ou répète brièvement les sentiments ou les pensées de la personne pour montrer qu’il comprend et pour aider la personne à approfondir sa propre compréhension.

De nos jours, l’écoute active est une compétence importante pour assurer une communication claire, résoudre les problèmes rapidement et garantir la réussite des projets. Voici quelques conseils pour l’écoute active en tant que PMO (Project Management Officer) :

• Comprendre les besoins du projet : Écoutez attentivement les parties prenantes pour comprendre les objectifs, les exigences et les attentes du projet. Cela vous aidera à aligner les efforts de l’équipe sur les résultats souhaités.
• Clarifier les attentes : Posez des questions pour clarifier les attentes des parties prenantes. Assurez-vous de bien comprendre leurs préoccupations et leurs priorités afin d’éviter les malentendus.
• Valider la compréhension : Après avoir écouté les parties prenantes, répétez et validez votre compréhension de leurs besoins. Cela peut éviter des erreurs de compréhension et garantir que toutes les parties sont sur la même longueur d’onde.
• Gérer les conflits : Soyez attentif aux signes de conflits au sein de l’équipe ou entre les parties prenantes. Écoutez les différentes perspectives et travaillez vers des solutions constructives.
• Anticiper les risques : En écoutant activement, vous pouvez identifier les signes avant-coureurs de problèmes potentiels. Soyez attentif aux préoccupations des membres de l’équipe et adressez-les avant qu’elles ne deviennent des obstacles majeurs.
• Encourager la participation : Faites en sorte que tous les membres de l’équipe se sentent écoutés et encouragés à contribuer. Cela favorise un environnement où les idées et les problèmes peuvent être discutés ouvertement.
• S’adapter aux changements : Les projets peuvent évoluer rapidement. Soyez prêt à ajuster vos plans en écoutant les nouvelles informations et en vous adaptant aux changements de circonstances.
• Pratiquer l’écoute active lors des réunions : Lors des réunions, assurez-vous d’écouter attentivement les mises à jour, les préoccupations et les idées. Cela contribue à une meilleure compréhension globale du statut du projet.
• Utiliser des outils d’échange et de communication efficaces : Assurez-vous que les canaux de communication sont ouverts et que les membres de l’équipe se sentent à l’aise pour partager leurs pensées et leurs préoccupations.

En intégrant l’écoute active dans la gestion de projet, un PMO peut anticiper les problèmes potentiels, améliorer la collaboration et renforcer la réussite globale du projet.