Dans le monde des projets et des KPIs (Key Performance Indicators), les indicateurs pastèques ressemblent à celles que l’on retrouve sur les étals en été. Vertes à l’extérieur et rouges à l’intérieur… Plus trivialement, il s’agit d’indicateurs qui semblent positifs à première vue, mais qui dissimulent en réalité des problèmes.

Ces indicateurs trompeurs peuvent apparaître dans vos projets sans que vous ne vous en rendiez compte mais peuvent aussi découler d’une action volontaire.

L’objectif de cet article est d’abord d’identifier les causes d’apparition de ces “indicateurs pastèques”.

Ensuite nous évoquerons les possibles conséquences de l’utilisation de tels KPIs. Pour finir, Hector vous partagera des astuces pour éviter de tomber dans le piège des indicateurs pastèques.

Comment les KPI pastèques font-ils leur apparition dans la gestion de projet ?

1. Une mauvaise définition d’objectif: lorsqu’on pilote un projet, les KPI doivent être construits de sorte qu’ils puissent permettre d’évaluer l’atteinte d’un objectif. Si l’objectif ou la stratégie ne sont pas clairs, les KPI ne permettront pas de rendre compte de la situation et vont alors créer une déformation entre la réalité et les informations produites.
2. Une mauvaise qualité de donnée : les KPI sont le reflet de la donnée produite. Si des erreurs, des valeurs nulles, des oublis ou des valeurs non harmonisées sont remontées, alors le KPI ne reflétera pas la réalité.
3. Une mauvaise interprétation des données : les KPI sont des représentations de données qui doivent être lues selon des prismes spécifiques. Par exemple, une erreur d’unité entre un nombre d’heure et un nombre de jour de travail restant risque d’avoir une incidence dramatique sur la couleur d’un feu lors d’un comité de pilotage à l’approche d’une échéance importante.
4. La surproduction de KPI : le suivi à la loupe de l’ensemble des éléments mesurables crée de la confusion et peut faire perdre de vue l’objectif global. Par exemple, sur un projet informatique, alors que tous les composants sont développés à 100%, on se rend compte qu’on a oublié de les lier entre eux et que l’ensemble ne fonctionne pas.
5. La pression de vouloir briller (ou de cacher ses échecs) : dans des entreprises où la culture de la performance est forte, il est difficile d’afficher une baisse de régime ou un objectif non atteint. Il est alors tentant de transformer des feux rouges en feux verts quand on en a la possibilité.

Quelles sont les conséquences d’un pilotage avec des KPI pastèques ?

Le pilotage d’un projet avec des KPI « pastèque » peut avoir des conséquences néfastes pour le projet et l’organisation dans son ensemble.

1. La prise de décisions inappropriées : les KPI « pastèque » ne donnant pas toujours une représentation exacte de la situation, ils peuvent entraîner une prise de décision qui ne correspond pas aux besoins du projet.
2. La perte de confiance des parties prenantes : lors de la découverte de la réelle valeur des KPI les parties prenantes remettront en cause le processus de gestion du projet ainsi que les données communiquées. Résultat : les relations entre les différents acteurs du projet sont souvent compromises et cela peut créer un climat de méfiance. Une telle situation peut également porter préjudice à titre personnel au sein de l’entreprise pour dissimulation d’information s’il s’avère que « la pastèque était volontaire ».
3. La baisse de motivation des équipes : si les équipes ne retrouvent pas leurs contributions dans les indicateurs, elles risquent de se désengager du projet. Une baisse de la productivité et de la qualité du travail peut également en découler.
4. Le gaspillage de ressources : ne disposant pas d’informations fiables, les décideurs risquent de sur-allouer des ressources (temps, budget, main d’œuvre) à un projet qui n’a pas une gestion efficace.
5. Les opportunités manquées : l’entreprise peut rater des opportunités d’amélioration ou d’innovation, car elle n’identifie pas correctement les défis à relever.
6. La dégradation des sujet cachés : les KPI « pastèque » peuvent masquer les problèmes sous-jacents, mais ne permettront pas à l’équipe projet de déterminer et de résoudre efficacement les problèmes critiques, retardant ainsi les actions correctives nécessaires.

Rassurez-vous, chez Hector nous avons quelques conseils à vous partager pour éviter les pépins liés aux KPIs pastèques ?

1. Alignement sur les objectifs stratégiques : Assurez-vous que vos KPI sont en adéquation directe avec les objectifs stratégiques de votre entreprise. Les KPI doivent être choisis de manière à refléter et à mesurer les progrès vers ces objectifs.
2. Clarté et simplicité : Choisissez des KPI simples, clairs et faciles à calculer et à interpréter. Évitez les KPI complexes ou trop nombreux, ils peuvent laisser place à une interprétation erronée ou à une manipulation.
3. Choix de mesures pertinentes : Sélectionnez des indicateurs de performance qui sont directement liés à des résultats mesurables et significatifs pour le projet. Évitez les KPI qui ne sont pas essentiels ou qui peuvent être influencés artificiellement.
4. Assurez la qualité des données : les données utilisées pour mesurer les KPI doivent être fiables, précises et actualisées. La qualité des données est déterminante, c’est elle qui garantit l’exactitude des résultats obtenus à partir des KPI. Automatisez un maximum et limitez les interventions à la main pour réduire le nombre d’erreur et assurer l’homogénéité des données.
5. Transparence, courage et communication : soyez transparents quant aux KPI choisis et à la manière dont ils sont mesurés. Communiquez les progrès réalisés ou les défis rencontrés, et gagnez la confiance des parties prenantes en donnant une visibilité claire des résultats.
6. Impliquez les parties prenantes : Impliquez les équipes et les décideurs dans le processus de définition des KPI. Embarquer les parties prenantes dès le début permet d’assurer une compréhension commune des indicateurs et un intérêt commun à leur soutien lors de la mise en œuvre. Les KPI peuvent également servir aux équipes afin qu’elles puissent piloter leur travail.

Finalement, pour éviter de tomber dans le piège des KPI « pastèque », il est essentiel de mettre en place des processus clairs et transparents de sélection, de suivi et de communication des KPI, ainsi que de s’assurer que les données utilisées pour les calculer sont fiables et précises.

Pour Hector, la clé du succès de l’utilisation des KPI, est et restera, d’assurer une communication ouverte et honnête sur les progrès et les défis que l’on rencontre pour maintenir la confiance des parties prenantes et garantir la réussite des projets.