Nous poursuivons notre série dédiée à la gestion de projet.  Lors du précédent volet, nous avons abordé une étape fondamentale pour le succès d’un projet : le cadrage. Nous avons vu comment définir les contours du projet, ses objectifs et son organisation.

Aujourd’hui, nous nous penchons-nous sur un moment formel : le kick-off. Cet instant donne le coup d’envoi du projet. Il est l’occasion de mobiliser les équipes, d’aligner les parties prenantes et de donner un élan décisif aux semaines et mois à venir. Au-delà d’une simple réunion, le kick-off sert à assurer la cohésion, clarifier les attentes et de présenter, voire d’expliquer, les fondamentaux du projet.

Pourquoi cette phase est-elle essentielle ?

Outre l’alignement de tous les acteurs, le kick-off permet d’exposer les objectifs de chaque équipe, leur niveau d’implication et les grandes étapes à venir. Il offre une occasion unique d’aborder les points clés du projet et de s’assurer que toutes les parties prenantes partagent une vision commune de l’importance et des clés de réussite du projet.

Comment bien préparer un kick-off ?

Un kick-off, plus que tout autre réunion, nécessite une préparation minutieuse. Puisqu’il s’agit à la fois de présenter le cadrage du projet et d’impliquer les équipes, chaque détail compte.

Voici les questions à se poser pour bien préparer ce moment crucial :

• Est-ce que les objectifs du projet sont clairement définis ? Est-ce que la feuille de route est structurée en conséquence de ces objectifs ?
• Quelles sont les parties prenantes et comment leur exposer leurs travaux ?
• Est-ce que le contexte du projet ne comporte pas de zone d’ombre majeure ? Est-ce que les risques et adhérences, les gouvernances et comitologies ont été correctement définis ?
• Est-ce que le support réalisé (PowerPoint généralement) raconte l’histoire du projet ? Est-il suffisamment clair et de bon niveau par rapport aux participants ?

La préparation implique également une phase d’anticipation des questions : quels sont les points de blocage possibles ? Quelles objections peuvent surgir ? Et surtout, comment y répondre de manière efficace ?

Afin de préparer au mieux le kick-off, il est important de ne pas négliger certains points :

• Liste des participants : il faut déterminer les collaborateurs qui doivent y assister et seulement ceux qui doivent y assister. Une mauvaise sélection des parties prenantes et un nombre de participants trop large peut parasiter votre kick-off. Veillez à bien vérifier que toutes les parties prenantes sont invitées
• Horaire et durée : veillez à présenter le déroulé du kick-off en prévoyant du temps pour les questions et pour les échanges à la fin, ceci permet d’éviter les questions en cours de présentation qui pourraient la ralentir voir vous empêcher de la terminer
• Preneur de notes : assurez-vous de désigner quelqu’un pour prendre des notes et faire le compte-rendu de la réunion
• Ordre du jour : envoyez-le à l’avance afin que tous soient au courant des points abordés. Il peut être utile de partager des documents complémentaires pour que chacun puisse préparer ses questions

Les étapes clés d’un kick-off réussi

1. Présentation des participants : il est essentiel que chaque participant connaisse son périmètre de travail, cela facilitera la communication tout au long du projet
2. Rappel du contexte : remettez en perspective les raisons et les enjeux du projet
3. Partage des objectifs : clarifiez ce que vous souhaitez atteindre et pourquoi
4. Définition des règles de fonctionnement : quel mode de travail adopter (mode Agile, …) ? Quelles sont les attentes ?
5. Favorisation des échanges : encouragez la communication ouverte et la discussion lors de la phase de questions/réponses
6. Présentation du plan de communication : assurez-vous que tous les acteurs soient informés des étapes à venir et du calendrier

L’un des principaux objectifs du kick-off est d’assurer l’appropriation et l’implication des parties prenantes tout au long du projet. Cela créera une dynamique positive et un climat de confiance, garantissant que le projet se déroule dans les meilleures conditions.

Conclusion

Réussir son kick-off c’est créer une dynamique positive et un climat de confiance dès le lancement du projet. Il vous permet d’assurer l’appropriation et l’implication des parties prenantes.

Notez que le kick-off va bien au-delà d’un simple partage d’informations : c’est un moment de rencontre et d’échange. Si les participants sont informés mais ne sont ni motivés ni engagés, la réunion n’a pas pleinement rempli son rôle. Il est donc crucial de faire preuve de clarté, d’authenticité et de respect pour offrir une vision inspirante et orientée vers la réussite du projet.