Poursuivons ensemble notre exploration des grandes étapes de la gestion de projet.

Après le lancement officiel du projet, par la phase de kick-off, nous vous proposons de découvrir une étape tout aussi stratégique, souvent sous-estimée :  la spécification.

Cette fois-ci, nous entrons dans le cœur opérationnel de la conception du projet. Une fois les grandes orientations définies, vient le moment de les traduire en éléments actionnables pour les équipes de développement, de transformation ou de déploiement.

Pourquoi la phase de spécification est-elle indispensable ?

Tout part de ce constat  : un objectif bien formulé n’est pas forcément un objectif bien compris.

Si nombres efforts ont été placés dans la définition de l’objectif, il demeure une part d’incertitude, sa compréhension étant propre à chacun.

La spécification vient donc marquer le ton, en se représentant comme le pont entre l’intention et la réalisation, entre les besoins du Métier et la capacité à les transformer en livrables concrets.

C’est une phase de traduction, de structuration et de validation, qui permet de s’assurer que toutes les parties prenantes – Métier, IT, partenaires, … – partagent  une vision commune des attendus fonctionnels et techniques. Elle est donc un marqueur de clarification et d’assurance de livraison.

Mal menée ou incomplète, la phase de spécification peut entraîner des incompréhensions, des retards, voire des échecs de livraison.

5 piliers pour réussir la phase de spécification

1. Recueillir et affiner les besoins fonctionnels

Même si l’expression du besoin a déjà été formalisée en phase de cadrage, celle-ci doit maintenant être  déclinée en exigences détaillées, passant par  :

• Des ateliers de recueil avec les utilisateurs finaux
• L’analyse détaillée des processus existants
• La formalisation de cas d’usage concrets (user stories, parcours, règles de gestion)

L’objectif ici est de produire un spécifications fonctionnelles générales (SFG)  puis  détaillées (SFD)  selon la complexité du projet, en lien étroit avec les équipes techniques.

2. Formaliser les exigences techniques

Du côté de l’IT, les besoins fonctionnels doivent être traduits en  spécifications techniques, détaillant :

• Les impacts sur le SI
• Les flux de données attendus
• Les interfaces à prévoir (internes ou externes)
• Les contraintes d’architecture ou de sécurité

C’est également ici qu’un premier design technique peut être produit (diagrammes d’architecture, maquettes d’interface, API design, …).

3. Structurer les livrables attendus

Pour éviter toute ambiguïté, il est important que la phase de spécification liste précisément les livrables attendus  par chantier, en incluant :

• Les documents finaux à produire (rapports, interfaces, modules, procédures…)
• Leurs formats, niveaux de validation, et critères d’acceptation
• Les jeux de données à prévoir (jeu de test, données de formation…)

À cette étape, il est déjà possible d’esquisser un plan de tests afin de préparer les futures phases de qualification et recette.

4. Valider, versionner, tracer

Les documents produits doivent faire l’objet d’un processus rigoureux de validation  :

• Organisation de revues croisées Métier/IT
• Validation officielle avec procès-verbal ou outil collaboratif
• Gestion des versions pour chaque document

Cette traçabilité est essentielle pour éviter les écarts de compréhension et garantir la cohérence du projet dans le temps.

5. Anticiper l’implémentation et le changement

Enfin, la spécification ne doit pas se limiter au «  quoi  », elle doit également se concentrer sur le «  comment  ». C’est donc l’occasion :

• D’identifier les besoins en conduite du changement
• De prévoir des supports utilisateurs à concevoir
• D’anticiper les impacts organisationnels (process, formations, communication…)

La phase de spécification, si elle peut sembler laborieuse, est en réalité  un investissement clé pour le bon déroulement du projet. Elle est l’assurance que les attentes sont comprises, traduites, réalistes… et surtout partageables. Sans spécifications solides, il n’y a pas de réalisation fiable.

Et sans réalisation fiable… il n’y a pas de succès projet  !