Mission Pilotage de projets complexes

Nous sommes notamment intervenus sur le Programme Bâle IV d’un groupe bancaire international, lors cette mission nous étions la cellule PMO d’appui au Directeur de Programme IT pour piloter la mise en conformité réglementaire. Lancé en 2022 avec une échéance fixée à janvier 2025, ce programme complexe visait à améliorer la comparabilité des modes de calcul RWA (Risk-Weighted Assets) et réduire la complexité réglementaire. Face à cette échéance réglementaire et aux multiples dépendances entre projets, notre client avait besoin d’un pilotage rigoureux, d’une vision transverse et d’une gouvernance efficace pour garantir le respect des jalons critiques.

 

1. Démarche mise en place

Pour accompagner ce programme de grande ampleur, nous avons mis en place une gestion de projet rigoureuse articulée autour de trois axes majeurs :

Un cadre méthodologique rigoureux

Notre mission avait pour objectif principal d’accompagner étroitement le Directeur de Programme IT dans le pilotage global du Programme Bâle IV, en garantissant le respect des jalons et engagements, la visibilité sur l’avancement des projets, la maîtrise des risques et dépendances, ainsi que l’efficacité de la gouvernance et de la comitologie.

Nous avons déployé une méthodologie structurante et essentielle au bon fonctionnement du Programme réglementaire :

• Documentation de pilotage complète : Plan d’Organisation du Programme (POP), contrats projets, fichier pilote centralisé (actions, risques, décisions, référentiel unique des supports de comités et registre des risques mis à jour en continu)
• Comitologie : participation systématique aux comités de pilotage, comités de sponsors restreints, comités de programme, comités de coordination avec les entités et comités de projets et autres réunions opérationnelles

 

2. Industrialisation du pilotage par les KPI

Un dispositif de pilotage par indicateurs a été mis en place pour suivre l’avancement du Programme :

Création d’un système automatisé via Power BI et Jira : industrialisation complète du processus de collecte et de production des KPI pour l’ensemble des projets du programme. Mise en place d’une automatisation des données pour produire des indicateurs homogènes entre les projets et permettre un suivi en temps réel de la chaîne de production

Référentiel commun : pour lier l’ensemble des données au contenu de JIRA.

Anticipation des risques : capacité à prévoir le respect ou non des jalons, facilitant la prise de décision stratégique

Reporting management : production de reportings synthétiques à destination du management, permettant des prises de décision lors des comités stratégiques

Gestion proactive des risques et dépendances

Notre vision transversale nous a permis d’identifier les sujets en adhérence et les interdépendances critiques entre projets, conduisant à :

L’élaboration d’un planning tenant compte de toutes les dépendances entres les divers projets au sein du Programme

L’anticipation des risques de retard potentiels

La mise en place de plans d’action pour limiter les impacts sur les livraisons

Un suivi budgétaire et des ressources rigoureux

Notre super-pouvoir/ ce qui a fait la différence

Chez Hector Advisory, nous croyons fermement que la proximité avec nos clients fait toute la différence. Notre positionnement en cellule d’appui transverse au plus près du Directeur de Programme IT nous a permis d’aller bien au-delà d’un rôle de PMO classique, en adoptant différentes postures selon les besoins du programme :

1 / La posture Producteur – pour faire gagner du temps au Directeur de Programme IT et aux chefs de projets : Grâce à notre proximité quotidienne, nous avons pris en charge la rédaction des supports (slides, comptes rendus, tableaux de bord), en fournissant des livrables “prêts à finaliser”.

2 / La posture Bâtisseur – pour faire évoluer le pilotage du projet : notre présence dans l’ensemble des instances de gouvernance nous a donné une compréhension fine de tous les enjeux du programme. Cette immersion nous a permis de remodeler l’organisation au grès des phases du projet. Avec le Directeur du programme, nous nous interrogions régulièrement sur l’optimisation de nos modes de fonctionnement pour être au plus près des besoins du moment.

3 / La posture Pilote – qui consolide l’information et permet d’avoir une vision globale du projet : grâce à l’industrialisation des KPI via Power BI et Jira, nous avons consolidé l’information et fourni au Directeur de Programme une vision d’ensemble déterminante pour anticiper les risques, identifier les interdépendances critiques et faciliter la prise de décision.

4 / La posture d’Enquêteur – pour s’assurer de la fiabilité de l’information : notre vision transverse nous a permis de challenger la fiabilité des données par un « suivi rapproché » garantissant la véracité des données de pilotage et des faits remontés en comité.

5 / La posture du Diplomate – lorsque nous gérions les conflits, facilitions les négociations : nous avons facilité les échanges entre les différentes parties prenantes pour résoudre les points de blocage et garantir l’intégrité du chemin critique.

6 / La posture d’Ambassadeur – pour gérer les adhérences avec d’autres éléments hors du programme : nous avons assuré l’alignement des différentes parties prenantes pour collecter les besoins, identifier les dépendances critiques et mettre en place des plans d’action.

Cette capacité à adapter notre posture selon les besoins du programme, à utiliser une méthodologie de gestion de projets complexes rigoureuse et à développer des outils de pilotage industrialisés, ont constitué le socle de la réussite de notre mission.